خطوات كتابة تقرير‎

بواسطة: - آخر تحديث: الثلاثاء , 25 أكتوبر 2016 - 10:35
خطوات كتابة تقرير‎

خطوات كتابة تقرير

يعتبر التقرير أحد مهارات التواصل الإدارية الأساسية ما بين القسم والمدير، فهو يوضح انتاجات المؤسسة او ما جرى في اجتماعاتها، وعادة يرفع من الطبقة الأدنى في الهرم الإداري إلى الطبقة الاعلى، ويمر من قسم لآخر، وهو مهارة من مهارات الاتصال الفعال يوضح الايجابيات والسلبيات المتعلق بموضوع معين دون آخر، وهدفه الأساسي نقل المعلومات والبيانات في اسلوب واضح وسلس.

مهارات إعداد التقرير وكتابته هي إحدى مهارات الإتصال الإداري؛ فالتقرير هو تصور لموقف اجتماعي أو إقتصادي وعادة يهتم بتوضيح الإيجابيات والسلبيات المتعلقة بالموقف.

كما يعرف بأنه وسيلة من وسائل الإتصال الفعال في منشآت الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة.

إن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات، وعلى ذلك يجب إتباع أسلوب في إعداد وكتابة التقرير يهدف إلى أن يكون التقرير

  • واضحاً سهل فهمه وإستيعابه.
  • موجزاً بما يكفي لغرض منه.
  • كاملاً يغطي كافة جوانب الموضوع.
  • دقيقاً يحتوي على معلومات صحيحة.

ولابد أن يكون هناك هدف أو أهداف من رواء كتابة التقرير ومن أهم هذه الأهداف ما يلي

  •  إعلام الغير بامر من الامور.
  •  تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء عين أو بوجهة نظر محددة.
  •  عرض نتائج بحث أو دارسة لموضوع معين أو مشكلة مهمة، ليستفيد من قراءة هذا التقرير كل من أطلع عليه.

الهيكل العام للتقرير

  • بداية التقرير
  •  صفحة الغلاف
  •  صفحة المحتويات
  •  إجراءات التعديل
  •  المقدمة( الأهداف، المجال)
  •  ملخص الإدارة

صلب التقرير

  •  عرض المعلومات والحقائق
  •  الجداول
  •  الرسوم البيانية
  • الدراسة والتحليل

خاتمة التقرير

  •  النتائج
  •  التوصيات
  •  الملاحق

تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بخمس مراحل

  •  مرحلة الإعداد
  • مرحلة التنظيم و البناء الهيكلي
  •  مرحلة الكتابه
  • مرحلة المراجعة
  •  مرحلة الطباعة، والإخراج العام للتقرير

مراحل ( خطوات كتابة التقرير)

  •  جمع وتنظيم المعلومات
  •  تحديد الأفكار الرئيسية
  •  كتابه المسودة الأولى للتقرير
  •  إعادة كتابة المسودة
  •  قياس قابلية التقرير للقراءة
  •  التدقيق
  •  تصحيح الطباعة

عشر نصائح ليكون تقريرك فعالاَ

  •  أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا
  •  أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاً
  •  أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية
  • له بداية ووسط ونهاية
  •  له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاء
  •  أن يكتب في لغة واضحة ومباشره
  •  أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم)
  •  استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا
  •  أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير
  •  خاليا من الأخطاء

الهدَف منْ التّقرير

غالباً يكون الهدَف منْ التّقرير هو نقِل المعلومات، ويستخدِم كوسيلة لتقديم التّوصِيات والاقتراحَات، وللتّقرير أسلوب مُعيّن في الكتابة، لذلك يجب أنْ يتوفّر في التّقرير الوضُوح، وأنْ يكون سَهلاً ويُمكِن فهمِه واستيعابُه، وأنْ يكون مُوجزاً، ويوضِّح الغرض من كتابتِه باختِصار، وأن يكون كامِلاً؛ أيْ يُغطِّي كافّة جوانِب الموضوع المكتوب، وأنْ يكون دقِيقاً بمعنى أن يحتِوي على معلومات صحيحَة وحقيقيّة. لا يُمكن أنْ يكون التّقرير بلا هدف، لِما كان ذا أهميّة كبيرة في حياتِنا اليوم، ويهدِف التّقرير إلى إعلام الغيْر بحالَة أو معلومَة، ويُمكِن منْ خلال التّقرير تحريك سلوك شَخصْ مُعيّن عن طريق إقناعُه بشيء مُعيّن، مثلاً تقرير طِبيّ يُقنِع المستشفى بسُرعة إجراء عمليّة جِراحية لشخِص ما. كما يهدِفْ التّقرير إلى عرض نتائِج بحث أو دِراسة لموضوع مُعيّن، أو مُشكِلة مُعيّنة يستفيد منها الآخرين.

أهميّة التّقرير

تبرُز أهميّة التّقرير منْ أنه وسيلة اتصال جيّدة، ويُفيد في التّوثِيق وتسجيل الأحدَاث والوقائع والمعلومات، والتي يُمكِن الرُجوع إليها والاستِفادة منها. والتّقارِير من أكثر الوسائل التي تُساعِد على فهِم واستِيعاب المعلومات والحقائِق؛ لأنّه ذو بِنيّة مُعتدِلة بخَلاف باقي أساليب الاتصّال، وتتضّح أهميّة التّقرير من النمو الذي لاقاه في كثير منْ العمليّات في مجال الأعمال والتّعليم. بما أنّ التّقارير تحتوي على معلومات واقتِراحات أو توصِيّات، فهي قد تُفيد في إجراء تغيّرات في بعض الإجراءات، أو السّياسّات لشرِكة، أو مؤسسة، وتُوضِّح أماكن الخَلَل فيها. والتّقارير تُعطِي تنبيه بالحاجَات النّاقِصة والتي لا بُدّ من وجُودها، سواء كان التّقرير إدارِيّاً، أو طِبيّاً، أو غيره. ويُمكن جعلْ التّقارير مِقياساً لمدى الإنجاز، وتطبِيق معايير الأداء، حيثْ إنّ التّقارير تُشكّل نوع منْ الرّقابة خاصّة في الأعمال الإداريّة، وتُفِيد في معرِفة حجم الجُهْد المبذول، ومدى تحقُق الهدف في أمرٍ ما، ومنْ خلال التّقارير يُمكِن معرِفة السّلبيات والإيجابيّات، ونِقاط الضّعْف والقُوة، والاستِفادة منها مُستقبليّاً.

 

اقرأ:




مشاهدة 96